För beslutfattare

Vad betyder öppna data?

Att öppna data betyder att publicera det på en standardiserad format med en licens som tillåter vem som helst att återanvända den.

Varför ska man öppna inköpsdata?

Det finns flera fördelar med att öppna data:

  • Myndigheter kan analysera upphandlingsmönster (t.ex. mäta kvaliteten och spåra leverans och milstolpar i kontrakt) och förbättra valuta för pengarna vid upphandling
  • Företag kan förstå vad myndigheter köper och hur tidigare kontrakt sett ut, vilket kan leda till mer rättvisa konkurrensförhållanden och bättre anbud
  • Journalister kan övervaka vem som vinner vilka kontrakt när, hur och för vad och hjälper att identifiera intressekonflikter och bluffakturor innan de blir skandaler och dyra misstag
  • Medborgare kan få reda på vart deras skattepengar går

I Sverige kommer konkreta exempel på fördelar av att öppna inköpsdata från en studie genomförd inom projektet NSÖD av forskaren Tatjana Apanasevic från RISE, som gjort en bedömning av besparingar som kan göras om leverantörsreskontra - vilka representerar endast en bråkdel av informationen som finns om inköp - publiceras som öppna data. Studien visar att det finns en stor potential för offentliga aktörer att spara tid och öka effektivitet, samt att öka öppenheten av förvaltningen. ​Göteborgs stad har sett en stor minskning av begäran enligt offentlighetsprincipen för sina fakturor och en minskning av tiden som handläggarna spenderar på en begäran. Staden sparar över 2,3 miljoner kronor per år sedan publiceringen började. Du kan läsa mer om de många fördelarna som kommer med upphandlingsdata på Open Contracting Partnerships ​webbplats​.

Hur mycket kostar det?

Svaret varierar från en kommun till en annan.

I Göteborgs stad har man fortfarande en manuell granskningsprocess varje månad innan publiceringen. Det tar ungefär en timme för att se att informationen är korrekt och det inte finns några personuppgifter.

I Umeå kommun har man kunnat automatisera publiceringen helt.

Inom projektet Open Up! bjuder vi alla offentliga aktörer att använda vår Business Intelligence verktyg utan kostnad för att skapa era egna visualiseringar och dashboards, jämföra er data med andra organisationer.

Finns det risker?

NSÖD rapporten pekar på sekretess, integritet och säkerhet som de största riskerna. Dessa risker pratar vi om mer i nästa kapitel, som du gärna får läsa med en jurist från din organisation för att hitta det tryggaste sättet att börja publicera. Ibland kan data som publiceras vara fel. Om det råder osäkerhet kring något i en datamängd som publiceras, är det därför bra att i förväg ange vad det gäller och precisera att ni uppskattar att få in felrapporteringar från användare av datamängden. Användare kan hjälpa er med att rätta till felen i data i enlighet med ”Linus lag”, dvs. om tillräckligt många granskar datamängden kommer fel att vara lättare att hitta och rätta till. (IIS ​Guide för beslutfattare om Öppna data)

Hur ser jag till att öppna inköpsdata används?

Framgången med att öppna data bör inte mätas bara genom hur mycket data publiceras utan framförallt efter hur mycket data som används. Detta är också i fokus i den pågående Öppna data-utredningen (se ​delbetänkandet​ om den nya lagen som ska införa Öppna data och PSI-direktivet i svensk lagstiftning).

De verkliga resultaten kommer från engagemanget från olika statliga aktörer, medborgare, företag, journalister och akademiker. Genom deras användning av data kan upphandlingsprocesser bli bättre. Några specifika steg man kan ta för att stimulera användning är (enligt ​Open Contacting Partnership​) att:

  • identifiera intressentgrupper;
  • ta reda på vad de vill ha;
  • kartlägga utbudet och efterfrågan av data;
  • dokumentera användning och resultat.

Detta arbete har vi börjat med OpenUp-projektet och vi vill gärna dela med oss av våra resurser Vi har byggt ett första ​nätverk av kommuner och myndigheter​ som redan har publicerat leverantörsreskontra och andra data, eller som är på väg att göra det och som kan dela med sig av sina erfarenheter, ett ​nätverk av journalister, företag och akademiker​ som är intresserade att använda upphandligsdata och under 2020-21 anordnar vi en serie av workshops och webinarier för att fortsätta bygga det här ekosystemet och lära sig av varandra.